老师一定要知道的电脑常用知识技巧 | 微周刊
怎么也想不起来前几天写好的报告存在电脑那哪里了，只好一个文件夹一个文件夹地查看；写了一个晚上的文档还没有保存，突然电脑莫名其妙地出了故障，文章丢了；花了很多时间写好的教案，再打开时一个字也不认识了，全都变成了乱码；费尽心血，制作了精美的PPT，还带有动画效果和声音呢，本来准备在公开课上一炮打响，不料上课时电脑无法展示，严重影响了授课效果……
“关键时刻掉链子”，如何恰当地使用电脑，提高工作效率，今天星教师分享一些使用技巧给您！
技巧1：快速找到忘记保存位置的文件
双击桌面上“我的电脑”图标，打开“我的电脑”窗口，单击工具栏上的“搜索”按钮（或按F3功能键），弹出“搜索助理”窗格，单击“所有文件和文件夹”选项，在“全部或部分文件名”文本框中输入要查找的文件名，在这里输入“学生名单”。
如果事先能够确定要查找的文件所在的磁盘分区，那么就可以在“在这里寻找”下拉列表框中选择相应的磁盘分区，从而缩小搜索范围，节省搜索时间。默认的搜索范围为所有磁盘分区。设置完成后，单击“搜索”按钮，搜索到的文件显示在右侧的文件列表框中。
注意：如果忘记了要搜索的文件名，可用通配符来辅助搜索。Windows中的通配符有“*”和“？”，其中“*”可代表所在位置的多个字符，“？”可代表所在位置一个任意字符。平时要养成整理文件的习惯了。
技巧2：如何将某个磁盘分区隐藏起来
鼠标右击桌面上“我的电脑”图标，在弹出的快捷菜单中选择“属性”菜单项，弹出“系统属性”对话框，选择“硬件”选项卡，单击“设备管理器”按钮，弹出“设备管理器”对话框，选择“查看”→“显示隐藏的设备”菜单项，这时设备列表中又多出了“存储卷”和“非即插即用驱动程序”两项。
鼠标双击“存储卷”选项，展开很多个“通用卷”，每个“通用卷”代表一个磁盘区分，与“我的电脑”中显示磁盘分区次序相同。鼠标右击要隐藏的磁盘分区所对应的“通用卷”，在弹出的快捷菜单中选中“停用”菜单项，这个磁盘分区就被隐藏起来了。如果要恢复显示，只要重新“启用”该磁盘分区所对应的“通用卷”即可。
注意：不能对系统磁盘分区进行隐藏。隐藏磁盘分区操作时要保证该磁盘分区没有读写操作，否则可能导致系统无响应，这时需要重新启动系统才能恢复正常。
技巧3：如何更安全地保存文件
老师平时的文件材料不要保存在C盘上，而要保存在C盘以外的其他磁盘上。操作系统文件一般会安装在C盘上，如果操作系统坏了，需要重新安装时，一般不会影响电脑上除C盘以外的文件资料的安全。
文件资料最好在网络上再保存一份，如保存在QQ网络硬盘、百度云盘或电子邮箱网络硬盘，或将文件发送到自己的电子邮箱。发送电子邮件时，最好在自己某个电子邮箱的联系地址中建立联系组，联系组内选择需要发送的电子邮箱地址，这样可以一次给多个邮箱发送电子邮件。
电子邮箱一般都具有搜索功能，文件保存在电子邮箱里，通过在邮箱搜索文本框内输入关键词，就可以快速找到该邮件，保存在电子邮箱里的文件，只要可以上网的地方，就可以随时浏览。特别是老师们上公开课或外出讲座时要用的课件一定要在自己的电子邮箱中保存一份。
技巧4：如何将文件或文件夹批量重命名
Windows XP系统提供了批量重新命名文件的功能。选中要批量重命名的几个文件，接着按“F2”键（或者在任何一个文件上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”），重命名这些文件中的一个，这样所有被选中的文件将被重命名（新的文件名为在末尾处加上递增的数字）。
文件夹批量重命名与文件批量重命名操作方法相同。
技巧5：搜狗拼音输入法中字母“v”的妙用
很多老师不知道如何输入“二〇〇〇”，往往输成“二000”。利用搜狗拼音输入法中的v模式，就可以轻松实现正确输入。
在搜狗拼音输入法中文状态下，输入前导符“v”，进入v模式；再在其后输入与中文数字相对应的阿拉伯数字即可。例如，输入“v2000”，候选框中将出现对应的小写中文数字和大写中文数字，根据需要选择所需选项前的字母即可。
技巧6：如何给文档加密
文档编辑好后，进行常规保存时，不要急着单击“保存”按钮，在出的“另存为”对话框中，单击右上角“工具”按钮旁边的箭头，在下拉菜单中选择“安全措施选项”菜单项，弹出“安全性”对话框，在“打开文件时的密码”文本框中输入密码。
单击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框，再次输入密码进行确认，单击“确定”按钮，选择文件保存的位置，输入文件名，单击“保存”按钮即可。
若要修改保存文件时的密码，操作方法与上述方法相同。
技巧7：如何精确统计指定字词出现的次数
假设要统计某篇论文中“电脑”一词出现的次数，可以选择“编辑”→“查找”菜单项，弹出“查找和替换”对话框，单击“高级”按钮，切换到高级替换模式；在“查找内容”文本框中输入“电脑”，在“替换为”文本框中输入内容仍为“电脑”。
在“搜索”下拉列表框中选择“全部” ，单击“全部替换”按钮，在弹出的对话框中会显示有多少处替换，这就是该词语在文档中出现的次数。
技巧8：巧用超链接方式复制资料
选中要复制的资料，按 “Ctrl＋c”组合键复制，将光标定位到要粘贴的目标位置。
选择“编辑”→“选择性粘贴”菜单项，弹出“选择性粘贴”对话框，选中“粘贴链接”单选按钮，在“形式”列表框中，选中默认的“HTML格式”选项，单击“确定”按钮，即可实现当原始资料发生改变时，所复制的资料也做相应的改变。
技巧9：如何拯救损坏了的Word文件
使用“修复＂方式打开文件。
在Word中，选择“文件”→“打开”菜单项，在弹出的“打开”对话框中，定位到要修复的文件，单击“打开”按钮旁边的箭头，选择“打开并修复”选项即可。
技巧10：突然停电或死机后如何抢救Word文件
在Word中，选择“工具”→“选项”菜单项，在弹出的“选项”对话框中，选择“文件位置”选项卡，在“文件类型”设置区中，选择 【“自动恢复”文件】选项，单击“修改”按钮，查查看文件位置，单击“取消”按钮，返回Word窗口。
打开“资源管理器”，找到这个文件夹的位置。Word会自动把来不及保存的文件寄放在这里，如果此处有一个以上的文件，可以按照文件的“修改日期”找到你想要的文件，打开该文件即可。
技巧11：如何高效地编辑长文档
处理长文档时，可将文档的不同部分同时显示出来以便编辑，可利用同一窗口的子窗口显示同一文档的不同部分。
打开要编辑的文档，选择“窗口”→“拆分”菜单项，将当前文档窗口分割为两个子窗口，且两个子窗口都是激活的，可以对任何一个子窗口进行独立操作。若要结束这种子窗口编辑状态，可以选择“窗口”→“取消拆分”菜单项，或者双击该位置取消文档的拆分线即可。
技巧12：如何快速输入有规律的内容
可以运用Excel的自动填充功能来快速输入。
输入如1、2、3……星期一、星期二、星期三……甲、乙、丙……这些有规律的内容。
操作方法：输入第一个单元格和第二个单元格的数据，选中这两个单元格，鼠标移至第二个单元格的右下方，当鼠标形状变成＂实心十字，时，按住鼠标左键向下拖动鼠标至需要填充的单元格，释放鼠标即可。
输入如1、3、9……类似的等比数列。
操作方法：输入第一个单元格的数据，选中第一个单元格以及需要填充数据的所有单元格，选择“编辑”→“填充”→“序列”菜单项，在弹出的“序列”对话框中，选择等差或者等比序列。这里选择“等比序列” ，设定“步长值” ，这里设置步长值为“3”，单击“确定”按钮即可。
技巧13：如何禁止复制隐藏行或隐藏列中的数据
选中要复制的数据区域，选择“编辑”→“定位”菜单项（或按 “F5”键），在弹出的“定位”对话框中，单击“定位条件”按钮，在弹出的“定位条件”对话框中，选中“可见单元格”单选按钮，单击“确定”按钮，再按“Ctrl＋c”组合键复制和“Ctrl＋V”组合键粘贴这个选定数据区域即可。
技巧14：如何将Excel表格转换成图片
在Excel中，选中：需要转换成图片的单元格区域，按住“Shift”建，选择“编辑”→“复制图片”菜单项（按住“Shift”键的同时点击“编辑”菜单，原来的“复制”菜单项就变成“复制图片”），弹出“复制图片”对话框，在“格式”栏中选中“图片”单选按钮，单击“确定”按钮，这时所选定的单元格区域就被复制成图片了。打开Word文档，将光标定位在需要粘贴的位置，按“Ctrl＋V”组合键粘贴即可。
当然，复制成的图片内容也可以粘贴到Excel和Power Point文档中。
技巧15：如何让数据按需排列
可设置自定义序列来排序。
打开要编辑的工作表，选择“工具”→“选项”菜单项，在弹出的“选项”对话框中，选择“自定义序列”选项卡，在“输入序列”下面的方框中输入任教学科排序的序列（如“语文、数学、英语、科学、社会、音乐、体育、美术”等），单击“添加”按钮，单击“确定”按钮退出。
选中要排列的数据区域，选择“数据”→“排序”菜单项，在弹出的“排序”对话框中，在“主要关键字”下拉列表中选择“任教学科”选项。之后单击对话框左下方的“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，单击其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据已经按要求进行排序了。
技巧16：巧用Excel冻结窗格
可以利用EXcel工作表的冻结窗格功能来实现。
若要冻结工作表中的第1行数据，操作办法：选中工作作表中的第2行数据，选择“窗口”→“冻结窗格”菜单项即可。
若要冻结工作表中A列数据，操作办法：选中工作表中的第B列数据，选择“窗口”→“冻结窗格”菜单项即可。
若要同时冻结行标题和列标题，则需要先选中标题行和标题列交叉处右下方的第一个单元格，然后进行冻结。如冻结A列和第1行数据，操作办法：将光标停在B2单元格，选择“窗口”→“冻结窗格”菜单项即可。若要取消冻结，只要选择“窗口”→“取消冻结窗格”菜单项即可。
技巧17：将PPT保存为PPS放映格式大有好处
保存为PPT放映格式。
在保存演示文稿时，选择“文件”→“另存为”菜单项，在弹出的“另存为”对话框中，把“保存类型”设置为“Power Point放映” ，单击“确定”按钮即可。
保存为放映格式后，想做进一步的修改，有两个操作办法：一是保存PPS格式的同时再保存一份PPT演示文稿作为副本；二是先打开Power Point软件，选择“文件”→“打开”菜单项，在弹出的对话框中，选择PPS放映文件打开即可。
技巧18：巧将Power Point内容发送到Word中
打开要编辑的演示文稿，选择“文件”→“发送”菜单项，在弹出的列表中选择“Microsoft Office Word”选项。
在弹出的“发送到Microsoft Office Word”对话框中，如果发送到Word的是大纲，选择“只使用大纲”。如果发送到Word的是备注，选择“备注在幻灯片旁”或“备注在幻灯片下”。如果发送到Word的是讲义，选择“空行在幻灯片旁”或“空行在幻灯片下”，最后单击“确定”按钮即可。
技巧19：巧用百度搜索引擎
有时候，排除含有某些词语的资料有利于缩小查询范围。百度支持“-”功能，用于有目的地删除某些无关网页，语法是“A-B”，在减号之前必须留一空格。例如，要搜寻关于“武侠小说”，但不含“古龙”的资料，便可在百度搜索框中输入：“武侠小说-古龙”。
如果无法确定输入什么关键词才能找到满意的资料，百度相关检索可以帮助你。先输入一个简单词语进行搜索，然后百度搜索引擎会为你提供“其他用户搜索过的相关搜索词”作参考。点击任何一个相关搜索词，都能得到那个相关搜索词的搜索结果。
如果输入的查询词很长，百度在经过分析后，给出的搜索结果中的查询词，可能是拆分的。如果你对这种情况不满意，可以尝试让百度不拆分查询词。给查询词加上双引号，就可以达到这种效果。例如：搜索“上海科技大学”，如果不加双引号，查询词会被拆分，效果不是很好但加双引号后，获得的结果就全是符合要求的。
书名号是百度独有的一个特殊查询语法。在其他搜索引擎中，书名号会被忽略，而在百度，中文书名号是可被查询的。加上书名号的查询词，有两层特殊功能：一是书名号会出现在搜索结果中；二是被书名号扩起来的内容不会被拆分。
书名号在某些情况下特别有效果，例如，查名字很通俗的那些电影或者小说。查电影“手机”，如果不加书名号，很多情况下出来的是通讯工具——手机，而加上书名号后，结果就都是关于电影《手机》方面的内容。
本文编辑整理自杨成钱编著《教师一定要知道的电脑常用技巧》一书，福建教育出版社出版。
责任编辑：任海洋
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